Con frecuencia nos sucede que nuestros clientes nos piden “milagros”. Creo que como clientes todos lo hacemos,  queremos algo muy bueno, bonito, barato, fácil y rápido. Más de un cliente, ante la presión de sobrevivir en el ambiente competitivo actual,  nos ha solicitado un taller de MS Project® de 3 horas para mejorar la operación de la empresa. Además del desproporcionado reto para un curso de 3 hrs – para cualquier consultor independientemente de su capacidad o experiencia – , con frecuencia no hay disponibilidad  de la gente clave,

 tampoco existe tiempo ni dinero suficientes, y la carga de trabajo operativo es enorme, por tanto la atención puede ser baja. Otros más consideran que administración de proyectos es sinónimo de “burocracia”, de documentación inútil. Hace poco escuché de un consultor la frase “yo estoy muy orientado a resultados, por eso no me detengo a documentar objetivos ni planes de trabajo”. Sin embargo, en todos ellos identificamos el deseo de realmente crear una cultura de efectividad.

grupo desde arriba

Definamos primero qué es cultura de efectividad. Por cultura, en este contexto, entendemos la forma como una persona o un grupo piensa, son sus opiniones e interpretaciones de lo que sucede y lo más importante, con base en eso, actúa. Es un conjunto de comportamientos que más que ser deseados o apreciados, son aceptados por que “así funcionan las cosas”. Efectividad es una característica que relaciona los objetivos planteados con los resultados obtenidos, en el tiempo y con los recursos disponibles.

El tema de la gestión profesional de proyectos, si bien no es totalmente nuevo, si es muy desconocido para muchas industrias.  Todos hemos hecho algún proyecto en nuestra vida, seguramente muchos con éxito. Quizá por ello, podemos pensar que la gestión de proyectos viene incluida ya en la genética de los líderes. Uno de los principales obstáculos a los que nos enfrentamos con frecuencia es que se percibe a la Administración de Proyectos como burocrática, restringida sólo a ordenar y documentar.  Sin embargo, la inquietud de mejorar es algo latente y creciente. Muchas organizaciones no están satisfechas con la forma en que ejecutan y controlan sus proyectos.  Algunas tienen líderes con habilidades naturales de gestión, pero ello no asegura la homologación de prácticas en un grupo de trabajo, dejando el éxito al azar.

Una cultura de efectividad es entonces una forma de definir y declarar una serie de pasos y comportamientos que en la organización son conocidos, deseados, aceptados y generan una forma de trabajo exitosa.

Cambiar comportamientos es mucho más complejo que simplemente adquirir un conocimiento. Por ejemplo: no se trata de saber que la comunicación es importante, lo relevante es que el equipo se comunique efectivamente. Es  importante hacer notar que los cambios de cultura exitosos requieren contar con  características generales similares:

  • El beneficio debe ser claro, medible y requiere seguimiento constante. La administración de proyectos no es sólo trabajo ordenado, es un beneficio de negocio que conlleva ahorros, evita re-trabajo, desgaste organizacional y asegura el logro de objetivos corporativos.
  • Debe ser importante y prioritario para la organización y los directores. Un cambio de cultura es un proyecto en sí mismo, y debe ser  suficientemente importante para que resulte lógico e indispensable asignarle tiempo y recursos de calidad.
  • Es necesario un acompañante con autoridad durante el proceso de implantación. En nuestra experiencia este punto es crucial ,  el causante de casi todos los fracasos en este emprendimiento.
  • Debe ser privilegiada la verdad. Personal y profesionalmente, es fundamental tener un diagnóstico veraz de la situación actual para poder definir una meta realista, el mejor camino para llegar, así como medir los beneficios. ¿Cuántas empresas y cuántas personas están dispuestas a mostrar a la luz sus debilidades? El primer paso para mejorar es darse cuenta de cómo está para posteriormente hacer algo en consecuencia.

 

Los líderes de proyecto son más efectivos cuando son capaces de articular los valores, información y ética de eficiencia y permearlos en su equipo. Lo anterior, implica que  la organización debe tener claramente definidos estos conceptos. Es substancial que los declare antes de iniciar el proceso de cambio. La cultura se puede reforzar enormemente a través del ejemplo de los líderes  y directivos. Aún un error puede convertirse en un tesoro cuando se analiza, se aprende él y se toman acciones.

Esta cultura de efectividad, conformada por protocolos de actuación y comunicación, privilegia la medición, la disciplina, el análisis de los aciertos y de los errores, y debe ser revisada con frecuencia para ajustarla y que permanezca viva. Más que un conjunto de deseos o documentos, son comportamientos que deben ser experimentados cotidianamente  por la organización. ¿Te resulta interesante el reto? Te aseguro que el beneficio vale la pena.

 Elaboró: Ma. Eugenia González, MA, PMP, Coach.

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *