Nuestros clientes y participantes ya me han escuchado decir varias veces que la gestión de proyectos es asignar nuestros más preciados recursos: tiempo y dinero,  a la lista de “esfuerzos correctos”. Son los esfuerzos y proyectos que valen la pena para alcanzar nuestros objetivos. Y también me han escuchado decir que de esos dos recursos es sin duda el tiempo el más escaso.

Todos cuidamos nuestro dinero a nivel personal y corporativo, y he visto muchos casos en los que se autoriza una lista enorme de proyectos porque la empresa los puede costear. Sin embargo, no concluyen a veces ni la mitad porque no tienen personas suficientes para guiarlos e implementarlos. Todos los seres humanos, absolutamente todos, sólo tenemos 24 horas al día, y cada vez queremos hacer más actividades. Y desafortunadamente, conseguir más de ese tiempo no es opción. Desde el enfoque organizacional, no me refiero al tipo de actividades que puedes subcontratar, me refiero al tiempo de enfoque y estrategia necesario para que una empresa pueda absorber un cambio y mejorar su cultura.

Juntas efectivas

Por tanto, dedicar tiempo a optimizar la gestión es un buen negocio. Podría afirmar que aproximadamente 8 de cada 10 personas consideran que tienen demasiadas juntas y que no son tan eficientes.

A continuación menciono algunos tips a considerar para optimizar el tiempo asignado a reuniones de trabajo. Muchos probablemente ya los conozcas y sólo los recordarás, otros quizá puedas incorporarlos a los hábitos productivos de tus equipos de proyecto.

  1. Aceptemos que la gestión de proyectos es un tema de reuniones de trabajo y comunicación eficiente. Es importante gestionar las expectativas al respecto. El PMI (Project Management Institute) lo afirma constantemente: el líder de proyecto debe, como función primordial, gestionar expectativas de los “stakeholders” o interesados en el proyecto, integrar y comunicar.  Esto se hace a través de reuniones y documentos. Por tanto, si a alguien no le gusta el tema de tener reuniones, llegar a acuerdos, dar y recibir coaching, negociar y gestionar conflictos, quizá deberá replantearse su labor en proyectos.
  2. Planea las reuniones. Un sistema de reuniones establecido desde el principio puede ser muy eficiente. Hay distintos tipos de reuniones con diferentes objetivos, foros, enfoques y por tanto tratamiento. Existen al menos:
  • Reuniones de trabajo para un tema particular: ej. Un diseño, gestión de riesgos, un problema que solucionar. Deberán estar las personas involucradas, y asegurar que todos tienen claro el objetivo y lo que se espera de ellos.
  • Reuniones de estatus: para elaborar el reporte de estado del proyecto, cuando se tiene un sistema para obtener los datos y para realizar el reporte, puede ser muy eficiente.
  • Reuniones informativas: para comunicar algún tema relevante del proyecto, el expositor tendrá que ajustarse a la audiencia para emitir un mensaje adecuado, entendible y esperado por los receptores.
  1. Acuerda temas y participantes previamente. Este tip es viejo conocido, pero no siempre está presente. Define un objetivo y agenda específica. Asegúrate que asistan sólo los involucrados que tengan una razón par estar ahí y que conozcan la agenda para que vayan preparados.
  2. Apégate al programa. Es muy común que por ejemplo, en una reunión de planeación, surja un tema importante e inconcluso y los participantes se desvíen a solucionar el punto en cuestión. Si la reunión es de planeación, es importante enfocarse a ello y evitar toda desviación para solucionar un tema en particular. Una reunión de planeación  define tiempos para solucionar temas específicos, es importante concluir el plan, y puede tornarse un eterno proceso cuando lo interrumpimos con desviaciones y distracciones. Lo mismo pasa con las reuniones de gestión de riesgos, donde se definirán responsables de ejecutar acciones, no se busca en esa reunión ejecutar a acción de respuesta.
  3. Asigna roles concretos y rótenlos. Algunos líderes están acostumbrados a presidir las reuniones, su rol es tan activo que los demás terminan por manejarse de forma muy pasiva. Asignar roles como secretario, moderador, encargado de logística o de seguimiento a acuerdos,  etc. Puede mantener al equipo más activo y participativo.
  4. Gestiona a los participantes. Cada equipo tiene su estilo y el objetivo es obtener lo mejor de todos los participantes.  Me ha pasado tener reuniones con equipos callados y pasivos, donde generar discusión y propuestas es complicado, en ese caso trato de dejar claro lo que se espera de ellos y asigno responsabilidades concretas. También me ha pasado gestionar equipos donde todos hablan mucho y la reunión se alarga en exceso. Recuerdo una ocasión donde en un grupo con 20 mujeres empresarias, sugerí dar tres bolitas de papel a cada participante. Cada una de ellas tendría 3 participaciones de 2 minutos cada una. Si francamente requería más tiempo podría tomar un minuto más. Igualmente si utilizaba sus 3 participaciones y requería una más podía usarla, pero siempre considerando que sus aportaciones deberían ser pertinentes y concretas. Esa técnica la utilizamos 3 veces, posteriormente ya no fue necesario, ya habíamos creado conciencia de que el tiempo de los demás es importante.
  5. Define un protocolo y evalúalo desde la efectividad. Definan reglas sencillas y prácticas y evalúenlas constantemente en aras de ajustarlas si es necesario. Patrick Lencioni recomienda tener reuniones agendadas desde el principio.  Cada 2 o 3 meses por ejemplo, para que el equipo revise su efectividad. “Hablar de cómo hablar” puede ser muy productivo, ajustar los protocolos, abrir conflictos y diferencias, proponer métodos para ajustar y mejorar la comunicación fortalece la unión de equipo y mejora la cultura efectiva. Si es necesario, puede pedirse el apoyo de un facilitador externo, especialmente cuando hay conflicto. Por ejemplo, algunas que he vivido en trabajo en equipo:
    • La puntualidad es importante: multa por cada minuto tarde y con ello hacemos una reunión de equipo.
    • Al final de una reunión tediosa alguien es responsable de compartir algo como: la frase de la semana, el chiste, la experiencia, etc. Esto lo utiliza un muy reconocido Director de planta en Querétaro, quien es un verdadero líder y ha logrado que su equipo vea las reuniones con humor y agrado.
    • Un chocolate de premio a la mejor aportación, votando todos los participantes.

Son algunos ejemplos que dependiendo de la situación, el equipo podría proponer para hacer el tiempo juntos más agradable y productivo. Espero que estos puntos te sirvan para mejorar tu efectividad y aprovechar mejor tu tiempo, con lo que lograrás incrementar tu calidad de vida.

 

Elaboró: Ma. Eugenia González, MA, PMP, Coach.

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