Los requisitos son características que debe cumplir un producto para satisfacer la necesidad para la que fue creado el proyecto que lo genera. Uno de los principales problemas de la gestión de proyectos es que, al entregar el producto generado, no se cumplan las expectativas o necesidades del cliente.

En el mundo hoy en día, crece la expectativa de que la gestiónde proyectosayuda a mejorarla probabilidad deéxito de estos emprendimientos. Igualmente se hace cada vez más común comprobar que el manejo deficiente delos requisitos en proyectos es una causa común de fracaso.

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Los requisitos pueden ser funcionales: capacidades que el producto debe poseer por su naturaleza, operar como se espera que lo hagan. Los requisitos no funcionales incluyen características adicionales de diseño, usabilidad rendimiento, seguridad, aspectos técnicos, entre otros.

Conocerlos y acordarlos es una responsabilidad crucial del líder de proyecto y su equipo, especialmente cuando el cliente no los tiene tan claros o definitivamente no los conoce. Hace algunos años, en la remodelación de mi casa tenía que decidir qué lavavajillas comprar. Nunca había comprado una, así que aunque mi rol era de cliente, agradecí el apoyo del experto del equipo del proyecto que me explicó las características funcionales del producto: que lave bien los platos, vasos y cubiertos, adicional a características no funcionales: puede tener o no triturador de desechos, puede o no secar los trastes, entre otros. El costo de no saber es alto y por ello, es importante identificar lo que el cliente no sabe para asumir juntos ese costo.

¿Gestión de requisitos o gestión de alcance?
Los requisitos son las aspectos esperados de los diferentes stakeholders con relación a su necesidad a cubrir, su expectativa, su situación actual o su problema. La suma de todos estos requisitos servirá para plantear una solución que dará forma al producto final del proyecto.

Muchas veces el cliente pide “mucho”, y cuando revisa la propuesta de solución con su respectivo costo e impacto, en ocasiones decide disminuir los requisitos o priorizarlos. Me ha sucedido que, además de agradecer la información para tomar la mejor decisión, incrementa la confianza en nuestra relación y en los resultados.

Los requisitos a considerar y como impactan en la solución propuesta es un tema relevante a ser acordado con los diferentes stakeholders, con el fin de guiar la ejecución del producto del proyecto y al final, evaluar la contribución real del proyecto a los beneficios esperados.

¿Por qué es importante gestión de requisitos?
La prisa por dar resultados por parte del cliente, patrocinadores y clientes en ocasiones nos invita a “brincarnos” este proceso y asumir que comprendemos el problema con una sola mirada y nuestra experiencia. El costo de cambiar se incrementa geométricamente conforme el proyecto avanza. Un proceso de identificación de requisitos deficiente generará un diseño inadecuado y sin la menor duda, un producto deficiente.

El famoso estudio del “Caos report” (Standish Group, 1995)[1] sobre el fracaso del proyecto se identificó las siguientes como sus causas principales:

  • Los requisitos incompletos
  • No involucrar a los usuarios
  • La insuficiencia de recursos
  • Las expectativas poco realistas
  • La falta de apoyo de gestión
  • Cambio de requisitos
  • La mala planificación

Hoy en día hay una importante tendencia a optimizar la gestión de requisitos. La certificación PMI Business Analysis Professional, del PMI lo demuestra. No es para menos esta tendencia. De acuerdo a un estudio de costos en proyectos realizado Cost & Economic Analysis Branch, National Aeronautics and Space Administration headquarters (NASA), los proyectos que gastaron menos del 5% de su costo total en gestión de requisitos experimentaron de 80 a 200% de sobrecosto, mientras que los que gastaron entre 8% y 14% en este tema, experimentaron un 60% de sobrecosto máximo. Existen hoy en día una gran variedad herramientas y procedimientos que pueden apoyar al líder de proyecto y su equipo a identificar y gestionar adecuadamente los requisitos de sus stakeholders. Es importante conocerlos y mucho más importante, utilizarlos en nuestros proyectos.

[1] Standish Group International Inc. (1995) Chaos Reports, Retrieved 03/01/2006 from http://www.standishgroup.com

One Response to Gestión de requisitos en proyectos
  1. Francisco Javier Trujillo C. febrero 16, 2015 at 8:24 PM Responder

    Lo esencial conocer verdaderamente las necesidades y deseos del cliente, y por medio del proyecto convertir a la organización en una verdadera aliada del cliente, esto asegurará el éxito


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