“¡Los proyectos son mucho trabajo y consumen muchos recursos!”. Es una queja común entre algunas organizaciones a todos los niveles. Algunos individuos o departamentos no los consideran importantes dentro de sus prioridades. Sin embargo, los proyectos representan el medio para hacer realidad las metas, materializar visiones personales, profesionales y organizacionales.

La tendencia mundial es, en mayor o menor medida, buscar formas de optimizar la gestión de proyectos, hacerla más profesional y afortunadamente cada vez más personas están interesadas en comprender y aplicar estos conceptos. Algunos incluso, están disfrutando ya de los beneficios de optimizar sus procesos y mejorar el uso de recursos y obtener sus objetivos en alcance, tiempo, costo y satisfacción.

Sin embargo, una adecuada gestión de proyectos no es suficiente para ser exitoso. Es importante poner la atención también en el concepto Gestión del beneficios o Benefit Realization Management (BRM), que sugiere estrategias, conceptos y técnicas para ayudar a las organizaciones a obtener valor real de sus proyectos.Beneficios proyectos

 

Movimiento no es sinónimo de eficiencia

El BRM parte de una premisa básica: primero que nada acordemos qué es valor y cuál es el valor específico y concreto que esperamos generar con un proyecto. En algunos ambientes organizacionales existe la sensación de que mientras más presión e incertidumbre, más motivación habrápara actuar, lo que disminuye la ansiedad de forma inmediata pero no necesariamente incrementa la productividad.

Para orientarse durante el camino, es importante definir primero hacia donde ir. La propuesta es enfocarse en dos puntos cruciales en el ciclo de vida de los proyectos:

  • El inicio del proyecto, donde los responsables de dirigir a la organización realizan la gestión de portafolio, donde discuten y acuerdan las necesidades y objetivos, y también cómo un proyecto o programa (conjunto de proyectos) les dará soluciones concretas. Dedicar tiempo suficiente a entender la necesidad de fondo y con ello, definir los beneficios esperados de forma medible, con evidencias verificables es a veces complejo, pero vale la pena el esfuerzo. En ocasiones, falta información o se sabe que algo está mal pero cuesta trabajo definirlo y acordarlo. Sin duda vale la pena esl esfuerzo para establecer indicadores lo más tangibles posible le dará enfoque al proyecto. Servirá para tomar decisiones durante su planeación y ejecución. Por ejemplo, tiempo de transacción, disminución de errores, disminución de quejas, incremento en la precisión, son diferentes aspectos de optimizar un proceso. Acordar cuál aspecto es importante, el cómo está y como desearíamos que estuviera sirve para guiar y evaluar el proyecto.
  • La materialización de los resultados. Revisiones formales post-proyecto permitirán verificar si se lograron las expectativas de resultados del proyecto. Me llama la atención haber visto en varias ocasiones como el proceso de autorización de un proyecto puede ser complejísimo, y una vez asignado el presupuesto, no existe algún responsable concreto de dar seguimiento a la realización de la propuesta, ya que los beneficios concretos pueden suceder tiempo después de concluir el proyecto.

Ejecutar estas funciones muchas veces no está en la responsabilidad y mucho menos en la autoridad del líder de proyecto y su equipo. Por ellos es importante que alguien tenga esta función asignada de manera formal. Este análisis también puede permitir aprendizajes que mejore el proceso de selección y seguimiento de proyectos de forma continua. Por ello, algunas de las organizaciones se han creado estructuras llamadas “centros de excelencia” o bien se asigna esta función a una oficina de proyectos con un rol más estratégico en la organización.

Mejorar la forma como se seleccionan, ejecutan y se controlan los proyectos es un indicador fundamental de la madurez en gestión de proyectos de una organización, lo que representa ahorros contundentes y procesos eficientes que representan verdaderas ventajas competitivas.

 

Elaboró Ma. Eugenia González, MA, MP, PMP

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *