El éxito de un proyecto puede hacer la diferencia entre materializar las metas, sobrevivir o fracasar. Estamos hablando de una verdadera profesión que requiere disciplina, aprendizaje y enfoque de negocios. Uno solo de estos factores no es suficiente.
En estos turbulentos tiempos esperar que el entorno no cambie es poco realista. Los proyectos deben ser planeados de forma precisa y con la mejor información posible al momento. Esto no significa necesariamente mucha información, información definitiva o la que me gustaría tener.  Es importante hacer la distinción entre Planeación y Contabilidad. Cuando hablamos de contabilidad, hacemos referencia al pasado, por lo tanto, el objetivo es organizar y registrar información precisa de lo que ya pasó para diferentes fines: auditoría, evaluación financiera de resultados, registro de lo que pasó, aspectos fiscales, entre otros. La planeación tiene diferentes objetivos y diferente tipo de información: cuando hablamos de futuro no podemos tener certeza absoluta, planteamos escenarios que pueden ser más o menos inciertos, pero no sucederá hasta que suceda y, mientras tanto, podrá haber cabida al riesgo de que sea diferente a lo planeado.
Entonces, ¿para qué hacer un plan si siempre existe la posibilidad de que cambie? La utilidad de la planeación es el proceso de planeación en sí mismo, conocer más sobre el escenario, analizar posibilidades y estar listo. Nuestros clientes y patrocinadores nos lo agradecerán. No podemos decir que no a un cambio necesario pero sí tenemos la obligación de evaluar y comunicar cuál es el impacto del cambio en al menos: alcance, costo, tiempo y riesgo, para  tomar decisiones y actuar con mayor eficiencia y rapidez.
Por lo tanto, podemos afirmar que si hay algo seguro es, que en mayor o menor medida, habrá cambios con respecto  a lo planeado. Conforme pase el tiempo, tendremos más información y no debemos perder de vista que lo que importa es generar beneficios reales, cumplir objetivos.
Si no podemos evitar los cambios, lo que nos queda es gestionarlos efectivamente. Es paradójico, pero requerimos orden y flexibilidad a la vez. Para ello se requiere de los siguientes aspectos:
Definir un plan realista, retador pero posible, construirlo con el equipo participante. Un “plan de escritorio” hecho en solitario se realiza más rápido y genera compromisos que muchas veces no se cumplen.
Ser específico, lo suficiente para evitar ambigüedades y malos entendidos
Autorizar formalmente el plan de proyectos por parte del cliente y patrocinador, para que sirva como referencia contra lo cual comparar la ejecución y actuar en caso de desviaciones.
Definir el proceso (roles, formato, procedimiento) para solicitar, autorizar e implementar cambios. Debe ser formal y eficiente. Informarlo al principio de la planeación y no cuando surge el primer cambio.
Tener paciencia y aprender de cada proyecto en aras de que el proceso de planeación mejore con la experiencia individual  y organizacional.
Elaboró: Ma. Eugenia González, PMP, MA, Coach.
El éxito de un proyecto puede hacer la diferencia entre materializar las metas, sobrevivir o fracasar. Estamos hablando de una verdadera profesión que requiere disciplina, aprendizaje y enfoque de negocios. Uno solo de estos factores no es suficiente.
En estos turbulentos tiempos esperar que el entorno no cambie es poco realista. Los proyectos deben ser planeados de forma precisa y con la mejor información posible al momento. Esto no significa necesariamente mucha información, información definitiva o la que me gustaría tener.
Es importante hacer la distinción entre Planeación y Contabilidad. Cuando hablamos de contabilidad, hacemos referencia al pasado, por lo tanto, el objetivo es organizar y registrar información precisa de lo que ya pasó para diferentes fines: auditoría, evaluación financiera de resultados, registro de lo que pasó, aspectos fiscales, entre otros. La planeación tiene diferentes objetivos y diferente tipo de información: cuando hablamos de futuro no podemos tener certeza absoluta, planteamos escenarios que pueden ser más o menos inciertos, pero no sucederá hasta que suceda y, mientras tanto, podrá haber cabida al riesgo de que sea diferente a lo planeado.
Entonces, ¿para qué hacer un plan si siempre existe la posibilidad de que cambie? La utilidad de la planeación es el proceso de planeación en sí mismo, conocer más sobre el escenario, analizar posibilidades y estar listo. Nuestros clientes y patrocinadores nos lo agradecerán. No podemos decir que no a un cambio necesario pero sí tenemos la obligación de evaluar y comunicar cuál es el impacto del cambio en al menos: alcance, costo, tiempo y riesgo, para  tomar decisiones y actuar con mayor eficiencia y rapidez.
Por lo tanto, podemos afirmar que si hay algo seguro es, que en mayor o menor medida, habrá cambios con respecto  a lo planeado. Conforme pase el tiempo, tendremos más información y no debemos perder de vista que lo que importa es generar beneficios reales, cumplir objetivos.
Si no podemos evitar los cambios, lo que nos queda es gestionarlos efectivamente.
Es paradójico, pero requerimos orden y flexibilidad a la vez. Para ello se requiere de los siguientes aspectos:
  • Definir un plan realista, retador pero posible, construirlo con el equipo participante. Un “plan de escritorio” hecho en solitario se realiza más rápido y genera compromisos que muchas veces no se cumplen.
  • Ser específico, lo suficiente para evitar ambigüedades y malos entendidos
  • Autorizar formalmente el plan de proyectos por parte del cliente y patrocinador, para que sirva como referencia contra lo cual comparar la ejecución y actuar en caso de desviaciones.
  • Definir el proceso (roles, formato, procedimiento) para solicitar, autorizar e implementar cambios. Debe ser formal y eficiente. Informarlo al principio de la planeación y no cuando surge el primer cambio.
  • Tener paciencia y aprender de cada proyecto en aras de que el proceso de planeación mejore con la experiencia individual  y organizacional.
Elaboró: Ma. Eugenia González, PMP, MA, Coach.

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