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No importa cuanta información tengamos, todos los proyectos tienen que ver con un futuro incierto y por tanto, riesgoso. No es posible evitarla pero si gestinarla. ¿Alguna vez te ha pasado trabajar intensamente en un producto principal de un proyecto, donde invierten tú y tu equipo toda la energía, conocimiento y entusiasmo?, y a unos minutos de la entrega final del producto, algo sale mal: el proyecto no sirve, se contaminó de virus la computadora, el producto debía entregarse por correo y se extravió, etc. Algunos conocen estas escenas como “la ley de Murphy”, la forma clásica de explicar los infortunios de un proyecto.
La gestión profesional de proyectos son conceptos, herramientas y técnicas para lidiar con estas realidades cotidianas, que pueden ser gestionadas a través de la gestión profesional de riesgo. Hemos definido una lista de preguntas y respuestas frecuentes sobre el tema, que exponemos a continuación:

• ¿Qué es gestión de riesgos? Es el proceso de analizar los escenarios futuros para identificar situaciones que pueden resultar diferentes a lo que tenemos planeado con el fin de tomar acciones preventivas. Es una forma de aumentar la probabilidad de éxito en tus proyectos. Un riesgo, según el PMBOK® Guide es un evento incierto que si ocurriera tendría un efecto en el objetivo del proyecto. Este sería positivo si es oportunidad o negativo si es amenaza. Es trabajar con el futuro.

futuro
• ¿Por qué es importante la gestión de riesgos en proyectos? Los proyectos son por naturaleza inciertos y complejos. Se trata de productos únicos, parecidos muchas veces a otras experiencias, pero diferentes. Están llenos de supuestos no sustentados “yo creí que me apoyaría el departamento de infraestructura”, “pesé que el material llegaría a tiempo”, “estaba seguro que el diseño sería más fácil”. Muchos impactos no deseados pueden preverse, ajustando el plan a nuestras necesidades y presupuesto. Un proyecto en problemas no siempre es resultado de la falta de planeación, muchas veces se trata de un ambiente desafiante y que cambia rápidamente. Ya no es opción dejar los proyectos y sus cuantiosas inversiones de tiempo y recursos en manos del destino.
• ¿Cómo se lleva a cabo la gestión de riesgos en proyectos? Es un tema amplio y apasionante. En los últimos años ha tomado una gran relevancia por el impacto que tiene en la administración profesional de proyectos. Consta de una serie de pasos, y los principales los resumiremos a continuación:
o Identificar eventos de riesgo: revisar junto con el equipo de proyecto y los involucrados que situaciones pueden resultar diferentes a lo planeado, siendo lo más específico posible. Por ejemplo: riesgo de atrasarse en el proyecto no es un escenario muy útil porque es tan general que no podemos definir acciones concretas para responder a esta amenaza. Es más adecuado definir como riesgos, “retraso de más de 10 días en la entrega del material A”, “resistencia inferior a X del material B”, “el consultor experto en la tecnología del módulo C se incapacita”. Lo conveniente es encontrar tantos como sea posible revisando el cronograma, las especificaciones, preguntando al equipo, a otros equipos con experiencias similares.
o Priorizar eventos: la gestión de riesgo cuesta tiempo y dinero. No es rentable gestionar todos los riesgos, por ello es importante calificarlos para decidir cuales se atenderán y en qué medida. Generalmente se consideran dos variables: Probabilidad, qué tan seguro es que suceda el riesgo, e Impacto, si sucede, ¿cómo me afecta?
Ejemplo de escenario muy probables y de poco impacto es el retraso de alguna autorización en el proyecto. Escenario de poca probabilidad y mucho impacto es un terremoto. Esta valoración permite ordenar los eventos de riesgo para decidir cuales se atienden y cuales sólo se monitorean. La decisión es diferente en cada proyecto y depende de la tolerancia al riesgo que cada proyecto tiene. Puede ser muy diferente la posición ante el riesgo en un proyecto de una fiesta que en un proyecto de desarrollar una nueva vacuna.
o Definir acciones: el análisis de riesgo tiene sentido si se definen acciones preventivas para aumentar las oportunidades y disminuir las amenazas. También es conveniente asignar un responsable de llevar a cabo las acciones. Toda gestión de riesgo requiere de recursos, tiempo y dinero.
• ¿Quién debe llevar a cabo la gestión de riesgos? Sin duda, toda la organización debe participar. Muchos identificando riesgos, otros apoyando a su respuesta. Es toda una cultura.

• ¿Cuál es el principal obstáculo en la implementación de la gestión de riesgos? Aunque a primera vista podría parecer que el problema es la falta de conocimiento del tema en varios ambientes organizacionales, este aspecto puede subsanarse con capacitación. En nuestra experiencia, el principal problema al implementar la gestión de riesgos efectiva en una organización es el hecho de que la alta dirección lo considere como un proceso operativo y no como un aspecto estratégico que es parte de la cultura organizacional. ¿Cómo reacciona un patrocinador cuando se le informa que el proyecto es muy riesgoso y se proponen acciones que tendrán un costo del 10% del presupuesto total del proyecto para asegurar su entrega puntual? Si es capaz de escuchar el argumento del líder de proyecto, e intenta comprender la situación podrá tomar una mejor decisión, va por buen camino.

Como dice el dicho “si no gestionas los riesgos eficientemente, ellos te gestionarán a ti”.

Elaboró: Jorge Martínez del Campo. MBA, PMP.
PMBOK® Guide es una marca registrada el Project Management Institute, Inc.

 

2 Responses to ¿Es posible evitar la incertidumbre?
  1. gracias, soy estudiante de ingeniería en prevencion de riesgo, siento q tengo vocación y mas el material me ha servido bastante para mis estudios ya sea en la universidad como para prepararme yo mismo e interiorizarme mas aun, gracias por subir estos materiales de mucha importancia para mi y gracias por esta pagina .


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