En la organización, muchas veces se desea hacer más de lo que se puede hacer.  Como resultado de esto se autoriza el inicio de más proyectos de los que los recursos pueden ejecutar.  El desperdicio tiene implicaciones mucho mayores al desaprovechamiento del tiempo y costo, que siempre son escasos. La pérdida de oportunidades, el retrasar el lanzamiento de un nuevo producto o servicio al mercado, pueden hacer la diferencia entre la supervivencia y el éxito de la organización entera.

Decía Dave Packard, cofundador de HP:  “Sé que la mitad de mis proyectos no tendrán éxito, me gustaría saber lo antes posible cuáles son”.patrocinador

Ante esta creciente demanda de eficiencia, un factor que puede aumentar enormemente las probabilidades de éxito en un proyecto es la participación activa en las fases iniciales de los patrocinadores del proyecto. Un patrocinador tiene una función estratégica, además de autorizar recursos. Conoce la filosofía, visión, misión y necesidades de negocio, por tanto es quien puede asegurar la alineación del proyecto con las metas corporativas durante todo el ciclo de vida del proyecto.  En ocasiones hemos vivido situaciones donde el patrocinador de un proyecto declara que el proyecto “le interesa mucho”. Sin embargo, no tiene tiempo disponible para comprender con suficiente profundidad  su alcance, orientar al equipo para proponer soluciones que realmente generen valor.

El líder del proyecto y su equipo interpretan la necesidad que originó el proyecto y definen una solución a un problema hipotético, derivado de su experiencia personal. Cuando el patrocinador o el cliente se dan cuenta que el proyecto no cumple con su expectativa, con frecuencia está muy avanzado el proyecto. Cuando preguntamos a nuestros clientes y alumnos si les ha pasado rehacer más de 3 veces algún trabajo, es muy frecuente una afirmación.

El costo de cambiar se incrementa conforme avanza el proyecto. Por el contrario, la posibilidad de cambiar disminuye con el tiempo.

Los patrocinadores suelen tener niveles directivos en la organización, lo que les deja poco tiempo disponible, eso es una realidad. Sin embargo, ser patrocinador es un rol que requiere tiempo y representa trabajo real y específico. En alguna ocasión colaboramos en una gran institución donde había patrocinadores con más de 60 proyectos. Les resultaba imposible asignar tiempo de calidad a cada proyecto.

El patrocinador tiene una función crítica durante el proceso de gestión de portafolio, en particular al principio de la planeación y durante el cierre del proyecto. Algunas de sus responsabilidades son:

  • Evaluar, priorizar y determinar las decisiones de autorizar o no los proyectos.
  • Orientar al líder y su equipo en cuanto a la necesidad que genera el proyecto y su objetivo estratégico y productos finales con mayor detalle.
  • Escuchar y validar propuestas de solución para ajustarlas si es necesario.
  • Autorizar el plan de proyecto, comprendiendo su alcance, tiempo y costo.
  • Revisar avances a nivel general, al entregar formalmente productos finales.+
  • Cerrar el proyecto ante interesados y clientes apoyando la entrega de productos finales
  • Apoyar el aprendizaje que fortalezca la eficiencia organizacional.

Así como es crucial elegir líderes de proyecto adecuados al tipo de proyecto en particular, también es muy recomendable elegir patrocinadores que participen activamente en el proyecto, con un nivel suficientemente alto en la organización para conocer la estrategia, pero también con la disponibilidad de asignar tiempo de calidad a los proyectos que patrocina.

Elaboró: Jorge Martínez del Campo, MBA, PMP.

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