Ser líder de proyecto nunca ha sido fácil. Quizá  cada vez es más complejo. El reto es claro: el trabajo debe hacerse rápido y eficientemente, con los recursos que tenemos, que muchas veces son mucho menos de lo indispensable. Ante la presión de maximizar el Cronograma tiempocronograma del proyecto, con frecuencia la respuesta es plantear un cronograma “supercomprimido”, sobreponiendo actividades al máximo, planeando días laborales de 40 horas, sin descanso los fines de semana. ¿Es eso  posible?

Teclearlo en un cronograma si es posible, lo que no es  factible, es lograr que ese cronograma se convierta en una realidad. Algo fundamental al definir el cronograma del proyecto es que representa el resultado de  comprender  lo más posible el alcance del proyecto, y conocer a fondo los recursos humanos y materiales, las competencias y conocimientos necesarios y actuales, para generar un modelo de la realidad que me guíe durante la ejecución para la toma de decisiones. Dos aspectos sin indispensables para lograr un cronograma exitoso: que sea realista y negociado.

Hacer más con menos es una de las esperanzas que la administración profesional de proyectos nos brinda. Como un circo de tres pistas, se trata de comprender la necesidad del cliente y ajustarla a un requerimiento que cumpla el compromiso adquirido con un alcance posible, balancear los recursos y presupuesto disponibles y con ello, definir un cronograma que cumpla con varios atributos: completo, realista, retador, balanceado.

Mientras más presión haya en un proyecto, más importante es evitar al máximo el retrabajo y el desperdicio, y una forma de obtenerlo es enfocando los esfuerzos de los interesados en el mismo sentido. Para ello, es indispensable contar con su interés y compromiso, sabiendo que en el camino del proyecto, habrá cambios, ajustes y será necesario tomar decisiones que probablemente sean impopulares para algunos.

Con frecuencia escuchamos líderes de proyecto que nos comentan que “deben” terminar a tiempo el proyecto, y por lo tanto plantean un cronograma que en papel cumpla con la expectativa de su cliente y de su jefe. Hacer esto no es difícil, las herramientas de gestión de cronogramas mostrarán los datos que hayamos capturado. El reto es hacer del cronograma un modelo de la realidad que “funcione” para lograr la meta. ¿No lo estamos logrando?,  Qué bueno que podemos notarlo, ¡para eso sirve una herramienta de gestión de cronogramas! La buena noticia es que nuestro modelo puede funcionar para  negociar otros escenarios posibles. Esto es lo que en el ambiente de proyectos se le conoce como gestionar la triple restricción: balancear el alcance, tiempo y costo del proyecto. Hoy en día se ha  convertido en una gestión de seis elementos, adicionando a los anteriores la gestión del riesgo, la calidad y la relación con el cliente en la negociación. Esto nos permite diseñar una enorme gama de escenarios posibles y acordar uno de acuerdo a  las prioridades del proyecto.

No se trata de decirle a nuestro cliente o a nuestro jefe sólo que no se puede. Lo que ellos esperan es que propongamos alternativas, que digamos cómo si podemos y qué necesitamos para lograr, al menos en parte, cumplir con la mayor parte de las expectativas. Decir que si se puede a cuando no es posible sólo prolonga un poco nuestra vida en el proyecto y no le hace ningún favor a los interesados que toman decisiones en función de la esperanza de que nuestra palabra se cumplirá.

Alguna vez, al final de un seminario sobre gestión de proyectos que dimos en el Tecnológico de Monterrey, un consultor con amplia experiencia nos comentó su reflexión final: “lo que me llevo de este espacio de aprendizaje es que debo decir que no cuando no es posible cumplir con los requerimientos del cliente. El no haberlo hecho antes, ha provocado no cumplir con compromisos adquiridos, imposibles de concluir en los términos solicitados, con deterioro en mi imagen profesional y afectaciones para mi cliente”.

El entorno demandante y competitivo  que vivimos hoy en día nos obliga a ser cada vez más eficientes. Si no lo somos, nuestros clientes y jefes podrán elegir a otros. Sin embargo, ser realistas al plantear un cronograma demanda de nosotros un nivel de eficiencia, enfoque y negociación que debemos desarrollar para tener éxito en nuestros proyectos.

Ma. Eugenia González, PMP, MBA, Coach.

One Response to El reto: disminuir la duración de un proyecto
  1. Muy buen artículo. Agregaría que también hay que balancear entre los objetivos del demandante y los nuestros.


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