Para qué queremos métodos ágiles.

Continuando con el interesante tema de cultura ágil en gestión de proyectos, hablemos ahora sobre las razones por las que una organización o un profesional quisiera utilizar métodos ágiles en sus proyectos. Una de las principales necesidades en los proyectos es reducir el tiempo de ejecución del proyecto. Generalmente queremos hacer más cosas de las que podemos, en muy poco tiempo y con mucha frecuencia, hay una lista de proyectos en espera de poder se ejecutados.

Por otra parte, nuestros competidores están ofreciendo novedades al mercado. La necesidad de ajustar el proyecto conforme tenemos más información es una realidad demasiado lacerante en algunas industrias. No podemos planificar todos los riesgos y problemas potenciales en un proyecto en el inicio. Un manejo excesivo de incertidumbre puede ser otra buena razón para utilizar métodos ágiles.

No entregar productos de calidad por habernos apresurado en salir para luego retirar servicios, re-trabajar o pagar garantías tiene costos mayores al desperdicio de recursos. Se trata de la reputación y relaciones a largo plazo de la empresa.

Ante la presión externa, el impulso para hacer el trabajo “como sé hacerlo porque así es más rápido” es enorme y muy apoyado por el entorno. Viene al caso recordar el conocido dicho popular: “despacio que voy de prisa”, porque así son los cambios de cultura. Despacio no significa con poco ánimo o interés. Despacio se refiere a planear y dar seguimiento a las metas planteadas, ajustando el camino constantemente conforme a los resultados para asegurar avances reales más que avances que terminan en re-trabajo y desperdicio.

A continuación mencionamos algunos aspectos relevantes a considerar en un proyecto de implementación de métodos ágiles en la gestión de proyectos.

Invertir los recursos de forma eficiente

Los recursos son escasos, y como siempre decimos en Avanza: “de los recursos, el más escaso es el tiempo. Hasta el hombre más rico del mundo tiene 24 horas al día”. La gestión de proyectos y más el enfoque de métodos ágiles busca optimizar el tiempo sin sacrificar los resultados. Es fundamental comprender bien la necesidad y solución que el proyecto representa, y comunicarlo a los stakeholders. Construir rápido es clave, pero validar constantemente los avances es la real naturaleza de los métodos ágiles, para evitar desperdicios.

Gestionar a los stakeholders

Generalmente los intereses y expectativas son un aspecto fundamental en proyectos. En una cultura que se ha decidido por los métodos ágiles, seguro que las expectativas de ver resultados pronto y al primer intento estarán albergadas en más de uno de los principales patrocinadores o involucrados. Por ello, es crucial ser claro y realista. Varias veces nos ha tocado participar en proyectos de implementación de cultura de proyectos donde alguien promete que en 4 meses obtendrán un nivel de madurez medio con resultados tangibles y desafortunadamente no nos ha tocado ver que cumplan su propósito en tan poco tiempo. Una visión colectiva es el resultado de muchas conversaciones grupales.

Tener un plan maestro

Gestionamos proyectos, somos profesionales en el tema, y en ocasiones, no se practica con el ejemplo. La implementación de un nuevo proceso es un proyecto de gran complejidad que requiere ser planeado y gestionado con todo cuidado. Debe tener un seguimiento igual a los demás proyectos estratégicos.

Mejorar el proceso

Muy relacionado con lo comentado anteriormente de la creación de cultura, es muy importante considerar que para mejorar es necesario invertir tiempo, energía y recursos en tres aspectos fundamentales. Primero que nada hacer el trabajo, es decir, realizar el producto del proyecto utilizando la gran variedad de herramientas y conceptos que incluyen los métodos ágiles. En segundo lugar, además de evaluar la calidad del producto y asegurar que cumpla con los criterios de aceptación definidos, es importante evaluar el proceso con el que generamos el producto, evaluar si obtuvimos lo que queríamos y finalmente como último paso ajustar el proceso, lo que significa implementar realmente un enfoque de mejora continua.

Probado patrocinio

Nuestros alumnos y clientes ya nos han escuchado decir con frecuencia: “El patrocinio es como el amor, no sólo se dice, sino que se demuestra en la acción”. Alguna vez trabajamos en la implementación de una PMO en una empresa financiera donde el director general afirmaba constantemente que el proyecto era importante, habían invertido una buena cantidad de tiempo y recursos en la capacitación y asesoría. Sin embargo, el director seguía monitoreando el avance de cada proyecto con la típica pregunta “¿cómo va el proyecto?”, a lo que le respondían: “bien, hemos hecho……., hemos trabajado intensamente incluso fines de semana”. Aunque había reportes con indicadores de tiempo y costo, no los revisaba y mucho menos cuestionaban un plan de proyecto, sólo lo firmaban. Ser patrocinador es un rol activo cuya principal responsabilidad es asegurar que el producto del proyecto genere valor para la empresa. De acuerdo a encuestas realizadas por el PMI, las empresas que afirman tener un estilo de patrocinio efectivo, reportan éxito en sus proyectos en más del 80% de los casos, en comparación de quienes afirman que su estilo de patrocinio no es efectivo, que obtienen poco más del 30% de proyectos exitosos.

 

Mientras que quien pretende implementar una cultura ágil, quisiera ver resultados inmediatamente, la realidad es que inculcar una cultura de proyectos con el enfoque ágil requiere un tiempo y esfuerzo dedicado a la gestión del cambio cultural. La capacitación y la certificaciones son importantes pero apenas es el primer paso. Se trata de personas que deberán entender muy bien lo que se espera de ellos para agilizar el proceso de optimización y sobre todo, la entrega de resultados más efectiva.

 

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *