A pesar de la enorme automatización que hoy en día vivimos, el rendimiento de todo proyecto depende en mucho de las personas involucradas. Recientemente inicié una remodelación de un inmueble gran dimensión.   Como todo buen administrador de proyectos PMP, primero definí claramente el alcance, enseguida me di a la tarea de establecer el cronograma de actividades en general, para posteriormente detallarlo en la medida que progresara el proyecto, a través de una planeación progresiva o “rolling wave planning”.

recursos clave

 

Una de las características importantes en este tipo de proyectos es la imposibilidad de conocer con precisión a todos tus proveedores con suficiente anticipación, y por tanto a todos los involucrados en el proyecto. Se trata de un sector mucha  informalidad.  Los proveedores no siempre son capaces de comprometerse con anticipación en la realización de un trabajo particular. La gente trabaja al día y su principal objetivo muchas veces es lograr encontrar un trabajo para subsistir una corta temporada. El concepto de planeación de trabajo más allá de una semana, en algunos casos no es común en estos trabajadores independientes.

El desarrollo de un cronograma es todo un reto, ya que muchas veces quienes desarrollan el trabajo con dificultad determinan el tiempo que se habrán de tomar en realizar una determinada tarea. Aun así, hice un enorme esfuerzo por tener un cronograma que me ayudara a guiar la ejecución del proyecto, con los recursos disponibles, las estimaciones de los proveedores y mi sentido de planeación. Habíamos logrado realizar una  programación suficientemente detallada, que nos permitiría guiar el trabajo y dar seguimiento al proyecto. Todo estaba siendo ejecutado de forma muy similar al plan, con buenos indicadores de desempeño en tiempo y costo.  Desfilaron durante la remodelación, albañiles, yeseros, colocadores de piso, electricistas, herreros, plomeros, pintores y hasta jardineros.  Como en todo proyecto era necesario también cuidar la calidad. En algunos proyectos llega a suceder que  no siempre hay estándares que seguir, sólo la precepción del supervisor sobre el trabajo que se realiza, en ocasiones acompañados por el responsable de control de calidad de los proyectos. Por consecuencia, muchas veces hay retrabajos y desperdicio.

Procedíamos a poner más atención con la calidad de materiales y mano de obra. Tocaba el turno al colocador de piso…. una labor delicada. Progresó bien dos semanas, pero con calidad apenas aceptable,  y a la tercera semana no se presentó a trabajar. Así comenzó una larga trayectoria en busca de un nuevo proveedor, hubo varias opciones que no lograban concretarse por calidad o condiciones. El retraso en un grupo de actividades siempre afecta, pero cuando se cuenta con una gran cantidad de proveedores trabajando en forma simultánea en el mismo espacio y de forma interrelacionada, la complejidad  del proyecto se incrementa enormemente, hasta convertirse en un factor crítico.

Desfilaron muchos trabajadores sin que uno pudiera hacerse cargo de la tarea, mientras las semanas transcurrían y yo hacía esfuerzos por modificar el cronograma para adecuarlo a las nuevas condiciones y buscar la forma de cumplir con la fecha ofrecida al inicio del proyecto.  Busqué “fast tracking” paralelizando muchas actividades, con otras tantas “crashing”, agregando más recursos.  Por muy buenas técnicas de programación y realización de cronogramas que tuviera, no conseguí realizar el trabajo en el tiempo comprometido. Finalmente apareció un recurso que pudo hacerse cargo del trabajo con gran rapidez y una buena calidad de ejecución.  Fue posible recuperar un poco de tiempo, pero definitivamente no hubo forma de cumplir con la fecha original.  El resto de los proveedores fueron terminando su trabajo progresivamente y cumpliendo con la calidad y alcance establecidos.

Como conclusión y aprendizaje, queda  señalar que cuando los recursos clave en un proyecto fallan, es muy difícil cumplir con los compromisos, por mejores ideas  que podamos tener, a pesar de utilizar las herramientas más sofisticadas de programación y gestión de tiempo y costo en los proyectos.  En definitiva, dependemos de los recursos que desarrollan el trabajo, es conveniente conocerlos lo mejor posible, establecer relaciones de calidad, para saber desde el inicio cuáles son sus intereses e inquietudes con relación al trabajo que les toca realizar, así como gestionar a tiempo el riesgo que implican los recursos clave. Finalmente compruebo una vez más que el equipo del proyecto es y sigue siendo el factor crítico de éxito en los proyectos.

 Jorge Martínez del Campo, MBA, PMP.  Avanza.

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *