Si el conocimiento nos hace más eficientes, ¿no sería necesario gestionarlo como un cualquier aspecto valioso en la vida personal y profesional? Por supuesto que sí, especialmente si deseas utilizarlo e incrementarlo. El conocimiento valoso es mucho más que información. Buscar información es hoy en día mucho más fácil que hace 20 años. En mi experiencia, muchas organizaciones inician su tránsito por la gestión profesional de proyectos por esta imperiosa necesidad de contar con información sobre el estado y proyección de los proyectos para tomar decisiones sobre el uso de sus recursos y principalmente la gestión de su estrategia. Hoy contamos con demasiados recursos disponibles para aprender de cualquier tema. El problema es que hay demasiada información y es difícil distinguir qué información me resulta más conveniente para cada necesidad. Considero que la principal limitante en el tema es la cantidad de tiempo que tenemos para poder comprender, digerir y aplicar la información para que se convierta en conocimiento verdadero, es decir, lo que realmente cambia tu vida.

Por tanto, es fundamental contar con prácticas eficientes para gestionar el conocimiento. Estoy hablando no sólo de cuidar el proceso de gestión que genera el conocimiento, que es más “operativo”, sino evaluar y mejorar el proceso para gestión del conocimiento en sí.

Comencemos por definirlo: Gestión del conocimiento es el proceso por el cual una persona o una organización, identifica, selecciona, almacena y difunde de información de una manera sistemática y eficiente para incrementar habilidades y conocimientos que redunden en un mayor bienestar o logro de resultados.

El beneficio es enorme. En alguna ocasión, un directivo de una empresa con la que colaborábamos en un proyecto de fortalecimiento de cultura comentó una experiencia en la que tomó una muy mala decisión y eso le costó a la empresa mucho dinero. Ante esta situación, él decidió presentar su renuncia al director general, quien le contestó: “No aceptaré tu renuncia porque este error ya nos costó. Si te vas, alguien podría repetirlo. Mejor asegúrate que no vuelva a pasar”. En esa empresa había prácticas específicas para compartir y utilizar las experiencias de otros.

Los aciertos y con los errores, si los convertimos en aprendizajes organizacionales, podrán fortalecer una cultura de excelencia. Como decía Deming “un error, cuando se analiza y se realizan ajustes al respecto, es una joya”.

La Gestión del conocimiento es un proceso. Es mucho más que un sistema informático o plan de formación. Si el conocimiento fluye y se trasmite de manera correcta en la organización, aumenta la posibilidad de generar nuevo conocimiento que deriva en aplicaciones nuevas, mejoras en procesos o productos y nuevas formas de hacer negocio para alcanzar nuevas oportunidades.

Según los expertos en aprendizaje corporativo  Ikujiro Nonaka y Hirotaka Takeuchi, debemos implementar procesos para que el conocimiento tácito, que es el que surge de la experiencia y la aplicación, se convierta en explícito, es decir, que se documente para que esté al alcance de otros, que al leerlo, lo incorporen a sus prácticas y se convierta a su vez, en conocimiento tácito para más personas. Esto no sucede por casualidad, la organización o equipo de trabajo debe establecer los procesos y condiciones adecuadas para provocarlo.

A continuación presento algunos tips para capturar el conocimiento en los equipos:

  • Lo que vale debe gestionarse y priorizarse. Decláralo como una prioridad. Debe ser conocido por todos que el conocimiento es importante, adquirirlo, incrementarlo y compartirlo es una prioridad.
  • Crea comunidades de aprendizaje por tema y por proyecto. Compartir en pequeños espacios los intereses sobre experiencias, herramientas y tendencias de forma práctica puede convertirse en una práctica muy útil.
  • Sesiones de lecciones aprendidas y retrospectivas como parte del plan de proyecto, de forma frecuente e incluídas en el cronograma.
  • Crea un sistema de gestión de conocimiento. Comienza por un proceso sencillo de comunicación y documentación, con alguien responsable de hacer que suceda.
  • Es responsabilidad de todos, al igual que la calidad y la gestión de proyectos.
  • Premia al que aporta pero más al que re-usa. Esto incentivará a que busquen prácticas efectivas de otros.
  • Ajusta el proceso para que siga generando valor. De otro modo podría caer en desuso por falta de resultados o seguimiento.

El aprendizaje colectivo es lo que puede hacer la diferencia en un equipo de proyecto, para lograr ir más allá del potencial individual. Concluyo con una cita del famoso autor Peter Senge, uno de los más significativos del siglo pasado: “ El aprendizaje en equipo se construye sobre la disciplina del desarrollo de una visión compartida”.

Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-PBA

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