La dirección o tu cliente desea realmente  que se hagan las cosas, es la razón de haberte colocado en esta posición de líder del proyecto. Pero también desea que tengas éxito, que logres los objetivos del proyecto (resultados de calidad a tiempo y sin sobrecosto).

Mucha gente no asocia la palabra “Acción” con el hecho de sentarte y hacer planes de actividades, recursos, comunicaciones y de gestión del riesgo. Pero si no los haces, difícilmente tendrás éxito.

Es necesario establecer planes que guíen con claridad  el camino a seguir, que identifiquen cómo llevar a cabo los productos o servicios comprometidos. Además, los planes deberán servir para tener tener control al compararlos con el cómo progresa el proyecto realmente. Entonces será fundamental saber cómo actuar para evitar desviaciones (gestión de riesgos). Con el plan de proyecto asumes un compromiso que debe ser entendido y reconocido por quién espera el resultado; esto es, debe ser aprobado, incluidas las medidas de la gestión de riesgos que propones.

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Brad Egeland (2011), sintetiza en su artículo “Project Risk Management”, una forma de realizar el plan de gestión de riesgos en tres pasos, buscando ser ser eficaz y convincente con involucrados clave:

  1. Define la gestión de riesgo. Necesario para que tú y tu equipo sepan cómo identificar, documentar y reaccionar ante los riesgos a lo largo del proyecto. En este paso deberemos establecer quiénes van a participar en esta gestión, de qué manera y cuál será su rol. El equipo debe saber cómo gestionar los riesgos y cuál es su papel. Si no estableces el rol de cada quién, es muy probable que seas tú quién haga todo el trabajo; y eso no es una buena gestión de proyectos.
  2. Identifica riesgos. Siéntate con tu equipo y otros involucrados clave con amplia experiencia en proyectos similares (el cliente, director, proveedor…) lo más pronto posible y genera una lluvia de ideas sobre los riesgos. Mira todas las posibilidades que podrían afectar al proyecto en términos de tiempo, costos, recursos, calidad. Esta actividad es la base para la gestión de riesgos. Continúa identificando más riesgos durante todo el proyecto.  Una buena práctica es identificar los riesgos de la forma más clara posible y sin ambigüedad, lo cual se consigue utilizando un sencillo modelo: causa-evento-efecto. Es común que en el esfuerzo de detectar los riesgos hablemos primero del fenómeno que apreciamos (evento), muy bien; enseguida debemos establecer qué producirá como desviación o impacto en el proyecto aquel fenómeno (efecto); y finalmente referirnos al origen de que aquel fenómeno aparezca (la causa). Una descripción así, nos dan una mayor claridad del riesgo y más importante aún, nos dará la pauta para establecer las acciones que vamos a establecer para mitigar o evitar los riesgos.
  3. Busca formas de mitigar o de evitar los riesgos. A medida que trabajas con tu equipo y demás involucrados clave para identificar los riesgos, es fundamental documentar el impacto del riesgo al proyecto; lo cual nos da una buena base para definir acciones para su control. Minimizarlo o mitigarlo es muchas veces una buena forma de respuesta. Lo que sigue es buscar acciones y decisiones para reducir la posibilidad de que aquel fenómeno se presente (probabilidad) o disminuir la gravedad si golpea al proyecto (impacto). Con una discusión adecuada con los involucrados clave, conocerás mejor la situación y podrán identificar estrategias para reducir el daño al proyecto y mantener el impulso del proyecto hacia adelante.

Es preferible gestionar los riesgos  que gestionar los problemas, ya que el proceso de tomar medidas proactivas, incrementa la posibilidad de que el evento no deseado no se presente en el proyecto. Muchos riesgos no pueden ser evitados, pero si puedes hacerlo tu proyecto estará mejor.

Elaboró: Jorge Martínez del Campo, MBA, PMP.

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