¿Para qué puede servir conocer y adoptar una serie de conceptos y herramientas de gestión de proyectos, si siempre habíamos vivido sin ello?

Uno de los pilares de la gestión de proyectos es la Planificación, que contiene formas concretas de definir cuatro conceptos básicos: qué, cuándo, cómo y quién.

  • El qué: la gestión del alcance es uno de los principales causas de los problemas en proyectos.Definir y acordar qué se hará en el proyecto y qué no puede ser bastante complejo, más aún si son muchas las personas involucradas y afectadas. Una vez definido el objetivo del proyecto de forma medible, describir los productos o servicios finales y las actividades necesarias para llevarlos a cabo generará información con el suficiente detalle para llegar a acuerdos concretos.

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  • El cuándo: las actividades identificadas anteriormente deben ser secuenciadas respetando las dependencias que existen entre ellas. A menudo cuando se hace un cálculo aproximado de los tiempos de ejecución de un proyecto, se olvida tener en cuenta que las actividades dependen las una de las otras y no pueden ejecutarse en orden contrario, ni tampoco contemporáneamente.
  • El cómo: Especificar el detalle descriptivo de los productos o servicios finales, así como los criterios de calidad y aceptación esperada. Calidad significa estar “de acuerdo con las especificaciones”. Para cumplir con la calidad esperada, es indispensable conocerla y, posteriormente, acordarla.
  • El quién: debe indicarse quién se ocupará de cada una de las actividades y cuales recursos necesitará. Asignando los recursos a las actividades y teniendo en cuenta las disponibilidad de cada recurso, se podrá construir un cronograma o calendario del trabajo a ejecutar para el proyecto.Esto ayudará a detectar la sobrecarga de los recursos, así que será necesario tener en cuenta que el mismo recurso no puede utilizarse para dos actividades en el mismo momento.

A pesar de la urgencia de contar con un producto o servicio, de la gran variedad de proyectos y de estilos de liderazgo, es necesario utilizar un método sistemático y replicable para ejecutar proyectos. Lo más importante es que este método se utilice. No existe ninguna metodología perfecta para unas circunstancias concretas, pero proporciona unos principios básicos que, bien entendidos, serán una herramienta de ayuda importante para que los proyectos se realicen y finalicen con éxito.

Los beneficios de las técnicas de gestión de proyectos son, entre otros:

  • Asegurar que el producto, resultado del proyecto, esté claramente definido y acordado por todas las partes implicadas.
  • Gestionar las expectativas de la gente relacionada o afectada con el proyecto.
  • Permitir que los objetivos del proyecto estén claramente definidos e integrados perfectamentedentro de los objetivos empresariales de la organización.
  • Facilitar el que la responsabilidad de cada parte del proyecto está perfectamente clara, asignada y acordada.
  • Fomentar la utilización de buenas técnicas de planificación y animar a hacer estimaciones más precisas.
  • Dar confianza al demostrar un control visible.

La gestión profesional de proyectos puede maximizar los resultados y facilitar la generación de información para la toma de decisiones, asegurando la materialización de los resultados esperados.

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