En proyectos, es sabido que una de las principales habilidades y actividades es la comunicación. El líder de proyecto exitoso es aquel que logra gestionar las necesidades y expectativas de los involucrados en los proyectos o stakeholders, llegar a acuerdos, integrar conocimientos, información y habilidades. Todo esto para lograr el objetivo del proyecto.

Las diferentes reuniones de trabajo tienen diferentes objetivos, audiencias y expectativas. Aclararlas y ajustarse a ello es fundamental para lograr aprovechar los recursos valiosos y escasos: tiempo, esfuerzo y dinero.  La urgencia y las buenas intenciones no son suficientes para ser productivos.

Seguramente te habrá tocado compartir algún proyecto donde se genera una gran cantidad de retrabajo derivado de un mal entendido, falta de claridad en la petición o un conflicto no encarado. Estas situaciones generan frustración, desánimo y son causantes de enormes desperdicios. Por ello te damos a continuación 5 tips básicos a considerar en tu comunicación cuando gestionas y presentes a otros tus proyectos.

1.               Aclara el objetivo y expectativas

2.              Piensa en tu audiencia

3.              Sustenta opiniones en Datos

4.              Asegura lenguaje común

5.              Aprende de cada experiencia

presentar

 1. Aclara el objetivo y expectativas.

Cuando inicies una reunión, cuando plantees una propuesta de solución, incluso cuando hagas una petición de apoyo, es muy importante asegurarte que las partes involucradas comprenden lo que quieres obtener de esa comunicación. Aclarar que tienen el mismo objetivo o darte cuenta que no lo tienen es fundamental para caminar por el mismo camino. Si se trata de informar, de pedir, de ofrecer o reclamar incluso, es importante que lo clarifiques. Darte cuenta de que hay diferencias en objetivo o expectativas no es tan malo como darte cuenta de ello mucho tiempo después. Las diferencias concientes o inconcientes son “más baratas” cuando las discutes y acuerdas lo antes posible y en una sala de juntas y no en la ejecución de tu proyecto.

 2. Piensa en tu audiencia

Los involucrados de forma directa o indirecta en proyectos suelen ser muchas personas, muchas veces con muy diferentes experiencias, objetivos e información. Cuando hagas cualquier tipo de comunicación considera dar el antecedente suficiente para que logres comunicar tu mensaje con éxito. La pregunta clave es: ¿cuánto es suficiente? Creo que en comunicación esto es subjetivo, y más vale que te imagines e investigues si se trata de stakeholders importantes para tí. Sin duda, en ocasiones, la mejor forma de asegurarte será preguntándoles si eres claro o si hace falta algo. Me ha pasado estar en reuniones directivas donde preguntar parecería ofensivo preguntar, así que debo dedicarme previamente a comprender la dinámica y antecedentes de quienes serán mis interlocutores y con ello prepararme bien, y también ofrecer las condiciones adecuadas para el entendimiento: anexos, aclaraciones y espacios para preguntar.  También en foros con usuarios o clientes del proyecto, donde independientemente de su nivel  jerárquico en la organización, su rol es importante en el éxito en el proyecto, y por tanto, hacer lo necesario por lograr una comuniación fluida es parte de la responsabilidad del equipo de gestión de proyectos. Líderes que quieren motivar a su equipo y padres que quieren comunicarse con sus hijos de mejor forma pueden tener el mismo problema: pensar sólo en su contexto y necesidades, sin buscar la mejor forma de “llegarle” a su interlocutor, con las palabras y contexto adecuado.

 3.  Sustenta tus opiniones en datos.

Si algo te da la gestión profesional de proyectos son datos. De hecho, esa es su principal funcion y razón de existir. Se trata de definir procesos que generen datos verídicos, confiables y específicos que te apoyen a darte cuanta a tiempo de lo que está pasando, y principalmente, te permitan pronosticar escenarios futuros para tomar decisiones preventivas o correctivas lo antes posible.  Cuando digas “el proyecto está…atrasado, adelantado, a tiempo, en riesgo, muy bien, muy mal, …. “ etc.  se espera que fundamentes tu opinión con datos concretos para posteriormente sugerir o informar las soluciones propuestas.

4. Asegura un lenuaje común

Las personas tenemos muy dierentes experiencias, formaciones académicas, vivimos contextos diferentes a nivel profesional, persona, cultural y famiiiar. Todo esto genera “mundos“ muy diferentes. En proyectos, muchas veces llegamos a un nivel de especialidad muy específico y aunque no sea un tema muy técnico, simplemente hay gente más involucrada que otra en el proyecto. Establecer y difundir distinciones bien definidas puede facilitar a muchos el trabajo conjunto. Una herramienta de utilidad para ello es el “Diccionario de WBS“, donde puedes establecer definiciones del trabajo a realizar comunes. En realidad, todos los documentos generados en la gestión profesional de proyectos te apoyan para logar un lenguaje que incremente la productividad de tu proyecto.

5. Aprende de cada experiencia

¿Alguna vez te fue mal o te fue muy bien en una presentación de estado de tu proyecto o en una junta para acordar su alcance? Todas la experiencias pueden ayudarnos a darnos cuenta de qué nos puede funcionar mejor la siguiente vez. El aprendizaje significativo no sólo requiere de experiencias nuevas, necesita de forma obligada un momento de paz para pensar, reflexionar, darnos cuenta de algo nuevo e incorporarlo a nuestra forma de ver el mundo y comportarnos. Esto se da a nivel individual y de forma muy poderosa, grupal. Yo soy de las personas que creen que si se puede experimientar en cabeza ajena. No sólo creo en ello, sino que lo procuro. El aprendizaje grupal genera cultura.

Esperamos que estos tips te apoyen a fortalecer una de las competencias más importantes en la vida profesional y personal: comunicarnos mejor.

Elaboró: Ma. Eugenia González, MA, PMP, coach

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *